Instrumentando Agilidad

La Agilidad no es caos, es estar a la vanguardia

Las masas humanas mas peligrosas son aquellas

en cuyas venas ha sido inyectado el veneno

del miedo...del miedo al cambio.

(Octavio Paz) 

             En el anterior artículo  hablamos de las bondades de la agilidad y la iteración como método para adaptarnos al paradigma actual, el cual se caracteriza por una alta frecuencia de cambio los cuales generan un alto impacto a nivel global. Las preguntas que muchos nos hacen son ¿ Es posible aplicar métodos ágiles o es solo una ilusión? ¿Cómo aplicar agilidad en las empresas que llevamos años haciendo del proceso su razón de ser? y otros mas osados nos consultan ¿Seria posible instrumentar el concepto de agilidad en la principal estructura que creo la modernidad "El Estado"? Durante mi proceso de interacción con empresas que han aplicado Scrum como metodología ágil, he tenido la suerte de poder vivir experiencias tales como:

- Un proveedor nos planteo la necesidad de trabajar de forma ágil, por lo que trabajamos con Scrum.  Comenzamos con la aplicación de tableros e historias de usuarios ya que esta empresa nos prometió que con este método en tres meses teníamos desarrollado el producto.  Llevamos un año y medio y todavía nada, estamos a punto de volver a la metodología tradicional.

-Otro caso que escuche era, algo así como, llego mi gerente y contrato a una persona para que fuese product owner, este joven venia con la certificación internacional correspondiente para desarrollar el puesto, pero nos encontramos con que no sabia nada de la lógica de nuestra empresa ni de la empresa a la cual le estábamos prestando el servicio.
-El mas emblemático por cierto fue el de un joven desarrollador que tenia como objetivo trabajar sobre un producto para el estado municipal el cual me decía y aseveraba, que era imposible instrumentar agilidad en el estado dado los pliegos de licitación y las demoras en la toma de decisiones en el Estado. 

            Así como estos casos puedo relatar una infinidad de ellos, en donde las Organizaciones se dan cuenta de la necesidad de ser mas ágiles, pero están muy lejos de dar el salto cualitativo que implica aplicar una metodología de esta características.  La agilidad no es solo aplicar un tablero y post it de colores, por el contrario, para poder instrumentarla en una Organización debemos entender que es:

• Una filosofía de gestión integral, no es solo un método de acción
• Es un cambio Cultural de la organización a la hora de hacer.  Que implica a todos los estamentos de la organización Altos, medios y bajos.
• El valor (definido por el cliente) es el eje central de la gestión.
• Es fundamental el trabajo en habilidades gerenciales no solo en los empleados, sino en todos los estamentos de la organización.      

           A partir de ver estos puntos el gran desafío para poder aplicar metodologías ágiles esta, en apreciar que ya no es el proceso planificado y documentado el amo y señor que guía nuestro camino, sino por el contrario son las personas de forma auto organizadas bajo un liderazgo colaborativo quienes se convierten en el eje central de nuestra gestión de servicios. Esto es un gran salto de tipo cualitativo  para la organización pero también es un gran desafío para los trabajadores, ya que no alcanza con las habilidades de idoneidad de los diplomas obtenidos.

            A partir de esta óptica de entender a la agilidad como una nueva forma de hacer, es que planteamos el siguiente proceso de instrumentación en una organización de tipo privada:

Fase Uno: Toma de decisión y comunicación a toda la organización.

            Uno de los principios fundamentales de la agilidad es la transparencia, esto implica comunicar a todos los miembros de la organización la decisión de comenzar a instrumentar la nueva forma de desarrollo.  Es muy importante que la misma no sea a través de un memorandum o un mail, que genere incertidumbre y falta de confianza,sino por el contrario, cara a cara a cada uno de los departamentos o reparticiones el jefe de la misma deberá dar el mensaje de la decisión tomada.

                En esta misma etapa, en caso de que la Organización sea muy grande, aconsejamos la creación de una Célula De Instrumentación ÁGIL (CE.D.I.AG).  El mismo estará compuesto por personas idóneas  en la metodología escogida, en nuestro caso SCRUM. Las mismas puede estar compuesta por personal de la organización o contratarse personal idóneo. Es muy importante que este equipo se interdisciplinario para dar mayor volumen y contenido al debate de la instrumentación. Esta funcionará en el día a día con la metodología ágil y sus artefactos.    El objetivo de esta célula serán dos: 

• Acompañar durante la fase de transición a la organización  
• Informar a todos los miembros de la organización en forma semanal cuales son los avances realizados en el proceso de instrumentación.  

Fase Dos: Informar a nuestro Clientes Internos la decisión tomada

         Luego de haber Comunicado a nuestro personal es fundamental informar a los clientes internos el salto cualitativo que estamos dando como organización, ya que ellos pasan a ser el centro de la gestión de nuestro desarrollo y por lo tanto no son solo receptores de productos y servicios, sino por el contrario son participes indispensables del proceso. 

Fase Tres: Sensibilización al personal

            En esta etapa es en donde toda la organización comienza a ser capacitada y empieza a replantearse el nuevo organigrama de desarrollo dentro del nuevo paradigma del cambio.  Es aquí donde los altos mandos de la empresa deben comprometerse con el proceso y entender que la agilidad pasa también por el liderazgo colaborativo y no por un tipo de jefatura de mando y control.  Por otro lado los empleados deben comprometerse ya no solo aportando idoneidad en el desarrollo sino desplegando sus habilidades de automotivacion, autoorganizacion  y trabajo en equipo.

           En esta fase será fundamental que el CE.D.I.AG.  encuentre a los verdaderos lideres de la organización, aquellos que permitan el desarrollo de sus equipos  y los guíen en el proceso de desarrollo.  Sobre este punto quiero hacer un fuerte hincapié "Conducir no es mandar, es persuadir".  Necesitaremos Scrum Master que entiendan su rol, y en esto soy taxativo, que  una persona posea  una gran idoneidad no es condición suficiente para ser el líder de su grupo.  Debemos ser muy cautos a la hora de escoger a nuestros lideres ya no por sus diplomas sino por sus capacidades Gerenciales. 

Fase cuatro: Instrumentación Experimental

         
             Para ello la organización avanzara en un pequeño proyecto, con el fin de aplicar el principio de empirista, de observación y experimentación, por el que se caracteriza una metodología como SCRUM. Constituiremos una primer instancia en donde, la CE.D.I.AG. Seleccionara al Scrum Master del Programa y aun Scrum Master de equipo, la misma la realizaremos junto al cliente.  En esta primera instancia la CE.D.I.AG. junto al  Scrum Master del Programa deberá acompañar y ayudar a nuestro cliente  a formar su voz para constiutirse en el Product Owner .

Fase Cinco: Analisis restrospectivo del proceso instrumentado 

                 Durante el proceso de instrumentación la CE.D.I.AG, generará reportes periódicos de como se esta instrumentando SCRUM en la organización, cuales han sido los pro pero también los contra con los que se han encontrado. 

En esta misma etapa se va escalando el numero de desarrollos generados con SCRUM como así también la complejidad del proyecto, creando cada vez mas células Scrum según se vaya requiriendo

Fase Seis: Aplicación general a la Organización

            En esta etapa es donde toda la organización en su conjunto esta trabajando con la metodología ágil, es muy frecuente que ocurra la necesidad de que aparezcan nuevas figuras, como la de tribu (Conjunto de Células Scrum bajo un liderazgo, líder de tribu, y objetivos comunes).  Esto surge por la misma necesidad que debe tener la empresa de impulsar en cada una de sus células la visión y misión que tiene como organización en forma permanente.

               En estos seis puntos hemos graficado y simplificado la instrumentación de una metodología ágil a una organización privada, esta es la respuesta definitiva, no absolutamente no, desde la agilidad deberemos ir aportando nuevas visiones según las diferentes necesidades que nuestra organización requiera dada la observación empírica,  que debemos tener como gestores ágiles. 

                      Como siempre quedo a disposición de sus comentarios.  En el próximo articulo trabajaremos la instrumentación de agilidad en el Estado. 

Ser ágil no es ser caótico, es estar a la vanguardia.